Procedura Zgłoszeń Zewnętrznych i Ochrony Sygnalistów

Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych („Procedura”) określa sposoby zgłaszania przez Sygnalistów naruszeń prawa powszechnie obowiązującego, w zakresie wskazanym w ustawie o ochronie sygnalistów, tj. dotyczące: korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; Dziennik Ustaw – 3 – Poz. 928; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami oraz zasady postępowania przez Spółkę w przypadku Zgłoszenia naruszenia i podejmowanie Działań następczych w związku z dokonanymi Zgłoszeniami.
Dowiedz się więcej →

Procedura Zgłoszeń Zewnętrznych i Ochrony Sygnalistów

POSTANOWIENIA OGÓLNE

Cel i zakres Procedury

Procedura obowiązuje wszystkich pracowników SEEN Technologie Sp. z o.o., bez względu na formę współpracy, w tym pracowników tymczasowych oraz osoby które dopiero podejmą pracę w Spółce. W przypadku tych ostatnich, Zgłoszeniu podlegają informacje uzyskane w trakcie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Słownik pojęć

Działania następcze

działania podejmowane przez Spółkę w celu weryfikacji oraz oceny prawdziwości informacji o Naruszeniu zawartych w dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniu lub w celu przeciwdziałania Naruszeniu będącemu przedmiotem Zgłoszenia, w tym w szczególności wewnętrzne postępowania wyjaśniające.

Działania odwetowe

bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania podejmowane w związku z dokonanym przez Sygnalistę Zgłoszeniem, które naruszają lub mogą naruszyć prawa Sygnalisty lub wyrządzić mu szkodę, w szczególności akty represji, dyskryminacji, niekorzystnego traktowania, a także próby lub groźby działań lub zaniechań.

Przyjmujący Zgłoszenie

Osoba lub osoby upoważnione przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń o naruszeniu wchodzące w skład Komisji ds. rozpatrywania naruszeń. Zarząd SEEN Technologie Sp. z o.o. ustanawia Komisję ds. rozpatrywania naruszeń, którego członkowie działają na podstawie pisemnego upoważnienia. Członków Komisji powołuje Prezes Zarządu, który wyznacza jednego z członków na jej Przewodniczącego. Komisja ds. rozpatrywania naruszeń podlega bezpośrednio pod względem funkcjonalnym i merytorycznym Prezesowi Zarządu.

Komisja Wyjaśniająca

Zespół wewnętrzny powoływany przez Przyjmującego Zgłoszenie do realizacji Działań następczych.

Naruszenie

Działanie lub zaniechanie niezgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego lub mające na celu ich obejście, podejmowane przez jakąkolwiek osobę powiązaną ze Spółką.

Spółka

SEEN Technologie Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie przy ul. Dziekońskiego 3, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000060334, NIP 5220003606.

Sygnalista

osoba fizyczna dokonująca Zgłoszenia obejmującego informacje na temat Naruszenia pozyskane w związku ze świadczeniem na rzecz Spółki pracy lub usług, niezależnie od formy prawnej ich świadczenia, tj. m.in. pracownik, współpracownik (B2B), przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, stażysta/ praktykant, pracownik tymczasowy oraz osoby fizyczne biorące udział w rekrutacji lub negocjacjach poprzedzających zawarcie umowy.

Zgłoszenie

zbiór informacji dotyczących działań stanowiących Naruszenie, przekazywanych Spółce przez Sygnalistę za pośrednictwem dedykowanych kanałów komunikacji.

Zgłoszenie anonimowe

zgłoszenie informacji o Naruszeniu bez wskazania danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia, które pozwalają na ustalenie tożsamości tej osoby (sygnalisty).

Zgłoszenie zewnętrzne

przekazanie przez Sygnalistę informacji o naruszeniu prawa powszechnie obowiązującego Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu, tj. organowi administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych w dziedzinie należącej do działania tego organu.

DOKONANIE ZGŁOSZENIA

Dostępne kanały zgłoszeniowe

Sygnalista może dokonać Zgłoszenia za pośrednictwem wskazanego poniżej kanału zgłoszeniowego: W formie pisemnej z wykorzystaniem drogi pocztowej, w kopercie z dopiskiem “ZGŁOSZENIE NARUSZENIA”, na adres: SEEN Technologie Sp. z o.o., ul. Dziekońskiego 3, 00-728 Warszawa.

Jakie informacje powinno zawierać Zgłoszenie

Sygnalista zgłaszając informację o Naruszeniu powinien szczegółowo opisać zdarzenie i jego przebieg oraz kontekst i przekazać jak najwięcej informacji, w tym posiadane dokumenty i inne dowody, które pozwolą na rzetelne przeanalizowanie sprawy.

Zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

Wskazanie osoby lub jednostki organizacyjnej (zespołu, działu) w Spółce, której dotyczy Zgłoszenie;
Opis Naruszenia ze wskazaniem przybliżonego okresu jego występowania;
Wskazanie danych osób, które mogą mieć wiedzę na temat Naruszenia;
Wszelkie inne informacje lub dokumenty dotyczące przedmiotu Zgłoszenia;
Wskazanie danych Sygnalisty – nie dotyczy Zgłoszenia anonimowego;
Wskazanie preferowanej przez Sygnalistę formy kontaktu gwarantującej zachowanie poufności – dotyczy również Zgłoszenia anonimowego.

Zgłoszenia anonimowe

Sygnalista nie może dokonać Zgłoszenia anonimowego. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

Potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia

W terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Spółkę Zgłoszenia, Sygnalista otrzyma informację o przyjęciu Zgłoszenia za pośrednictwem wskazanego przez Sygnalistę adresu do kontaktu.

ANALIZA ZGŁOSZENIA

Osoby biorące udział w obsłudze Zgłoszenia

Wszystkie Zgłoszenia dokonane za pośrednictwem wskazanych w procedurze kanałów Zgłoszeń przekazywane są Przyjmującemu Zgłoszenie. Przyjmujący Zgłoszenie może powołać Komisję Wyjaśniającą do obsługi Zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych.

Spółka może wyznaczyć pracowników lub współpracowników Spółki do współpracy z Komisją Wyjaśniającą przy obsłudze Zgłoszenia lub poprosić o wsparcie zewnętrznego eksperta lub podmiotu.

Osoba, której dotyczy Zgłoszenie, nie może brać udziału w obsłudze Zgłoszenia oraz podejmować działań następczych na skutek Zgłoszenia. Jeżeli Zgłoszenie dotyczy Przyjmującego Zgłoszenie lub członka Komisji Wyjaśniającej, dane Sygnalisty nie zostaną mu przekazane.

Zasady procedowania

Po otrzymaniu Zgłoszenia, Przyjmujący Zgłoszenie dokonuje analizy informacji zawartych w Zgłoszeniu i weryfikuje, czy informacje te są wystarczające do rozpatrzenia Zgłoszenia.

W przypadku, gdy informacje zawarte w Zgłoszeniu nie są wystarczające do rozpatrzenia Zgłoszenia, Przyjmujący Zgłoszenie kontaktuje się z Sygnalistą z wykorzystaniem wskazanego w Zgłoszeniu adresu do kontaktu celem uzyskania dodatkowych informacji.

Po uzyskaniu wszelkich dostępnych informacji, Przyjmujący Zgłoszenie dokonuje analizy zasadności Zgłoszenia i podejmuje decyzje co do rekomendowanych Działań następczych.

Działania następcze dostosowane są indywidualnie do specyfiki oraz przedmiotu Zgłoszenia oraz podejmowane są z zachowaniem należytej staranności. Decyzję w zakresie Działań następczych, w tym przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego podejmuje Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja Wyjaśniająca wraz z Zarządem Spółki.

Spółka może odstąpić od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

Zgłoszenie nie zawiera wystarczających informacji do jego rozpatrzenia a nie udało się pozyskać dodatkowych informacji w trybie określonym powyżej;
Zgłoszenie jest niewiarygodne, w szczególności zawiera nieprawdziwe informacje, zostało złożone dla pozoru lub stanowi próbę nadużycia.

ROZPATRZENIE ZGŁOSZENIA

Wszelkie Zgłoszenia rozpatrywane są przez Przyjmującego Zgłoszenie lub Komisję Wyjaśniającą w sposób bezstronny, z uwzględnieniem specyfiki przedmiotu Zgłoszenia i z zachowaniem poufności danych objętych Zgłoszeniem.

Postępowanie wyjaśniające

O ile wstępna analiza Zgłoszenia dokonana przez Przyjmującego Zgłoszenie to uzasadnia, Zgłoszenie rozpatruje się w toku postępowania wyjaśniającego. W ramach postępowania wyjaśniającego Przyjmujący Zgłoszenie, Komisja Wyjaśniająca lub inna osoba albo zespół osób wskazany przez Komisję Wyjaśniającą lub Zarząd Spółki podejmuje wszelkie czynności niezbędne do kompleksowego wyjaśnienia stanu faktycznego opisanego w Zgłoszeniu oraz ustalenia czy doszło do naruszenia, w szczególności taka osoba albo zespół osób jest uprawniony do:

Zabezpieczenia i analizy dokumentacji lub korespondencji e-mail mogącej mieć związek z przedmiotem Zgłoszenia;
Spotkania z pracownikami lub współpracownikami Spółki mogącymi mieć wiedzę na temat przedmiotu Zgłoszenia, w celu zebrania informacji o okolicznościach sprawy stanowiącej przedmiot Zgłoszenia;
Spotkania z Sygnalistą w celu zebrania informacji o okolicznościach sprawy stanowiącej przedmiot Zgłoszenia, jeżeli dane osobowe Sygnalisty zostały zawarte w Zgłoszeniu.

Wszelkie czynności podejmowane przez Przyjmującego Zgłoszenie, Komisję Wyjaśniającą lub inne osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające są utrwalane w formie protokołu.

Każdy pracownik lub współpracownik Spółki ma obowiązek rzetelnie współpracować z Przyjmującym Zgłoszenie, Komisją Wyjaśniającą i innymi osobami podejmującymi Działania następcze, w szczególności poprzez stawiennictwo na spotkanie, udzielenie wyjaśnień lub informacji, udostępnienie dokumentacji.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, Przyjmujący Zgłoszenie, Komisja Wyjaśniająca lub inne osoby prowadzące postępowanie wyjaśniające przedstawiają raport Zarządowi Spółki co do zasadności lub braku zasadności Zgłoszenia. W przypadku uznania zasadności Zgłoszenia, Przyjmujący Zgłoszenie lub Komisja Wyjaśniająca we współpracy z Działem Prawnym lub innymi, ustalonymi wcześniej osobami, przygotowuje rekomendacje dla Spółki w zakresie dalszych Działań następczych.

Informacja zwrotna

W terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, Spółka przekazuje Sygnaliście informację zwrotną dotyczącą wyniku rozpatrzenia Zgłoszenia, obejmującą informację na temat stwierdzenia lub braku stwierdzenia naruszenia, zaś w przypadku stwierdzenia naruszenia – także na temat planowanych lub podjętych Działań następczych oraz powodów takich działań.

Wszelkie postępowania wyjaśniające powinny być zakończone niezwłocznie po otrzymaniu Zgłoszenia, nie później jednak niż w terminie 3 miesięcy od przyjęcia Zgłoszenia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy nie jest możliwe zakończenie postępowania wyjaśniającego w terminie 3 miesięcy, zwłaszcza z powodu szczególnej zawiłości sprawy lub znacznej ilości materiału dowodowego, możliwe jest przedłużenie terminu postępowania wyjaśniającego na czas niezbędny do zakończenia postępowania. Nie uchybia to wskazanemu wyżej obowiązkowi przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej.

ZAKAZ DZIAŁAŃ ODWETOWYCH

Działania odwetowe

Działania odwetowe ze strony jakiejkolwiek osoby, niezależnie od pełnionej przez nią funkcji w Spółce, podejmowane wobec Sygnalisty zgłaszającego w dobrej wierze informacje o naruszeniu są zakazane.

Przez Działania odwetowe rozumie się w szczególności:

Wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia,
Obniżenie wysokości wynagrodzenia lub innych świadczeń,
Wstrzymanie albo pominięcie przy awansowaniu,
Przeniesienie na niższe stanowisko lub zawieszenie w wykonywaniu obowiązków,
Negatywna ocena wyników pracy,
Mobbing,
Naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia Sygnalisty.

Działania odwetowe oraz próby lub groźby podejmowania Działań odwetowych będą traktowane przez Spółkę jako Naruszenie i będą skutkowały odpowiedzialnością dyscyplinarną.

OCHRONA SYGNALISTÓW

Od momentu dokonania Zgłoszenia Sygnalista korzysta z ochrony przed działaniami odwetowymi, o ile spełnienia warunki określone poniżej.

Warunki ochrony Sygnalistów

Objęcie Sygnalisty ochroną przed działaniami odwetowymi następuje pod warunkiem, że:

Informacje będące przedmiotem Zgłoszenia stanowią Naruszenie;
W momencie dokonywania Zgłoszenia Sygnalista działał w dobrej wierze, w szczególności działał w uzasadnionym przekonaniu, że przekazywane w ramach Zgłoszenia informacje są zgodne z prawdą;
Zgłoszenie zostało dokonane w trybie uregulowanym w Procedurze;
Sygnalista nie jest sprawcą lub współsprawcą Naruszenia.

Środki ochrony Sygnalistów

Środki ochrony Sygnalisty obejmują w szczególności:

Ochronę przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem bez wypowiedzenia stosunku pracy lub innego stosunku prawnego łączącego Sygnalistę ze Spółką;
Ochronę przed obniżeniem wynagrodzenia za pracę lub usługi świadczone przez Sygnalistę;
Ochronę przed wstrzymaniem awansu Sygnalisty lub pominięciem Sygnalisty przy awansowaniu;
Ochronę przed przeniesieniem Sygnalisty na niższe stanowisko służbowe;
Ochronę przed zawieszeniem Sygnalisty w wykonywaniu obowiązków służbowych.

Ochrona przed działaniami odwetowymi przysługuje na warunkach określonych powyżej również osobom pomagającym Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz osobom powiązanym z Sygnalistą, w szczególności członkom rodziny Sygnalisty, jeżeli są pracownikami lub współpracownikami Spółki. Ochrona przed działaniami odwetowymi nie przysługuje Sygnaliście dokonującemu Zgłoszenia w złej wierze, w szczególności działającemu ze świadomością, że informacje przekazywane w ramach Zgłoszenia nie są zgodne z prawdą lub stanowią nadużycie.

POUFNOŚĆ DANYCH

Ochrona danych zawartych w Zgłoszeniu

Spółka zapewnia pełną poufność danych zawartych w Zgłoszeniu, w tym w szczególności danych dotyczących tożsamości Sygnalisty oraz przedmiotu Zgłoszenia.

Dostęp do danych poufnych zawartych w Zgłoszeniu posiadają wyłącznie:

Przyjmujący Zgłoszenie, Członkowie Komisji Wyjaśniającej, chyba że Zgłoszenie dotyczy któregoś z członków Komisji Wyjaśniającej – wówczas nie pozna on / ona danych Sygnalisty
Pracownicy lub współpracownicy Spółki wyznaczeni przez Spółkę do współpracy przy obsłudze Zgłoszenia, przy czym tożsamość Sygnalisty zostanie ujawniona wyłącznie, jeżeli będzie to niezbędne do prawidłowej analizy i rozpatrzenia Zgłoszenia.

Udostępnianie danych zawartych w Zgłoszeniu

Spółka udostępni dane poufne zawarte w Zgłoszeniu wyłącznie właściwym organom państwowym i to tylko w przypadku, gdy taki obowiązek będzie wynikał z przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Udostępnienie przez Spółkę danych poufnych zawartych w Zgłoszeniu zewnętrznemu ekspertowi lub podmiotowi oraz upoważnionym przez niego osobom celem obsługi Zgłoszenia nastąpi wyłącznie na podstawie odrębnej umowy zawierającej klauzule poufności.

REJESTR ZGŁOSZEŃ

Każde Zgłoszenie dokonane przez Sygnalistę podlega rejestracji w Rejestrze Zgłoszeń. Spółka prowadzi Rejestr Zgłoszeń i jest administratorem danych zgromadzonych w Rejestrze Zgłoszeń. Bieżące prowadzenie Rejestru Zgłoszeń zostaje powierzone Przyjmującemu Zgłoszenie. Za obsługę rejestru Zgłoszeń w ramach Spółki odpowiada Przyjmujący Zgłoszenie. Dostęp do rejestru Zgłoszeń w Spółce posiada również Zarząd Spółki.

Jakie dane gromadzone są w Rejestrze Zgłoszeń?

W Rejestrze Zgłoszeń gromadzone są następujące dane:

Nadany wewnętrznie numer Zgłoszenia;
Datę dokonania Zgłoszenia
Przedmiot Zgłoszenia tj. przedmiot naruszenia prawa, w tym wszelkie informacje i dokumenty dotyczące Zgłoszenia;
Dane osób, których dotyczy Zgłoszenie;
Adres Sygnalisty do kontaktu;
Informacje o podjętych Działaniach następczych;
Datę zakończenia postępowania dotyczącego Zgłoszenia.

Dane zgromadzone w Rejestrze Zgłoszeń są przechowywane przez Spółkę przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania następcze, lub po zakończeniu postępowań, które wszczęto na podstawie Zgłoszenia.

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE

Kiedy można dokonać Zgłoszenia zewnętrznego?

Nie wyłączając prawa do dokonania Zgłoszenia w trybie przewidzianym w procedurze, Sygnalista ma prawo dokonania Zgłoszenia zewnętrznego, w odniesieniu do naruszeń przepisów prawa powszechnie obowiązującego wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów. Sygnalista ma prawo dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia w trybie przewidzianym w procedurze. Zgłoszenie zewnętrzne dokonane z pominięciem procedury Zgłoszeń wewnętrznych nie skutkuje pozbawieniem Sygnalisty ochrony.

Organy właściwe do przyjęcia Zgłoszenia zewnętrznego

Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu, tj. organowi administracji publicznej, który ustanowił procedurę przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych w dziedzinie należącej do działania tego organu. Zgłoszenia zewnętrznego dokonuje się zgodnie z procedurą przyjmowania Zgłoszeń zewnętrznych przyjętych przez właściwy organ, dostępną na stronie internetowej tego organu.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Procedura została sporządzona w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 24 ust. 1 w związku z art. 23 ust. 1 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Procedura nie wyłącza stosowania aktów wewnętrznych Spółki oraz przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Procedura została przyjęta przez Spółkę po konsultacji z pracownikami Spółki. Procedura wchodzi w życie w dniu 24.09.2024 roku.